Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die auf dieser Website beschriebene Verarbeitung ist:

digital crafted GmbH
Quälkampsweg 93a, 22880 Wedel, Deutschland
E-Mail: kontakt@callwerk.eu

Callwerk ist ein Angebot der digital crafted GmbH.

Anfragen zum Datenschutz können an kontakt@callwerk.eu oder postalisch an digital crafted GmbH, Quälkampsweg 93a, 22880 Wedel, Deutschland gerichtet werden.

Datenschutzbeauftragte Person: Nicht benannt

Callwerk wird von Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben eingesetzt, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Dabei sind zwei Verarbeitungen zu unterscheiden:

• Eigene Verarbeitung. Für den Betrieb dieser Website, die Kontoverwaltung und die Vertragsabwicklung mit den Kundenbetrieben ist digital crafted GmbH als Betreiberin von Callwerk verantwortlich.
• Verarbeitung im Auftrag. Die Daten von Anrufenden werden für den jeweiligen Kundenbetrieb verarbeitet. Nach dem vorgesehenen Modell ist der Kundenbetrieb hierfür verantwortlich unddigital crafted GmbH als Betreiberin von Callwerk Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Offener Punkt: Diese Rollenverteilung ist ein Entwurf. Sie muss juristisch bestätigt werden, da beim Angebot Callwerk über den Gesprächsablauf und die erhobenen Felder mitbestimmt wird. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO ist nicht ausgeschlossen.

Für eine spätere Auslieferung sieht das Repository einen Caddy-Reverse-Proxy vor. Dessen Zugriffsprotokolle können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, HTTP-Statuscode und Browserkennung enthalten.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website stabil auszuliefern und Angriffe zu erkennen.

Offener Punkt: Hosting-Anbieter, Serverstandort, tatsächlich aktivierte Logfelder, Log-Rotation und Löschfrist sind für den Pilotbetrieb noch festzulegen. Rechtsgrundlage voraussichtlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — fachlich zu bestätigen.

Die öffentlichen Seiten von Callwerk laden keine Inhalte von Drittanbietern. Es werden insbesondere nicht eingesetzt:

• Webanalyse oder Reichweitenmessung
• Marketing- oder Tracking-Pixel
• Externe Schriftarten oder CDN-Ressourcen
• Eingebettete Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte
• Werbenetzwerke

Im geprüften lokalen Code wird beim bloßen Aufruf öffentlicher Seiten kein Cookie gesetzt. Das Ergebnis gilt für den Code-Stand vom 2026-08-04; eine spätere Hosting- oder Proxy-Konfiguration ist vor dem Pilotbetrieb zusätzlich zu prüfen.

Für den Zugang zum Dashboard wird ein Benutzerkonto benötigt. Verarbeitet werden die E-Mail-Adresse und das Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert; die Anwendung kann es zu keinem Zeitpunkt im Klartext einsehen.

Bei der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt (HttpOnly), auf gleiche Herkunft beschränkt (SameSite=Lax) und wird bei einer späteren, als Produktion konfigurierten Pilotumgebung nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen.

Zweck ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags über das Dashboard, voraussichtlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wird per E-Mail Kontakt aufgenommen, werden die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Ein Kontaktformular mit Datenbankspeicherung ist derzeit nicht im Einsatz; Anfragen laufen ausschließlich über den auf der Kontaktseite genannten Weg.

Für die Einrichtung werden betriebsbezogene Angaben erfasst: Betriebsname, Gewerk, Anschrift, zentrale Rufnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse, Erreichbarkeitszeiten, angebotene Leistungen sowie Vorgaben zur Anrufübernahme und zur Behandlung dringender Anliegen.

Zusätzlich kann der Betrieb Ansprechpartner aus dem eigenen Team hinterlegen. Dabei werden verarbeitet:

• Name
• Rolle oder Funktion im Betrieb
• geschäftliche Telefonnummer
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• allgemeine Verfügbarkeitszeiten
• Leistungen und Zuständigkeitsbereiche
• Kennzeichen, ob die Person bei als dringlich eingestuften Anliegen kontaktiert werden darf

Diese Angaben dienen ausschließlich der Zuordnung eingehender Anfragen. Callwerk führt keine Personalverwaltung: Es findet keine Arbeitszeiterfassung, keine Urlaubs- oder Schichtplanung, keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle statt, und es wird keine Personalakte geführt.

Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betrieb. Er entscheidet, welche Personen er hinterlegt, und informiert sie darüber.

Offener Punkt: Ob und in welchem Umfang die Verarbeitung von Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG oder einer Betriebsvereinbarung zusätzlicher Grundlagen bedarf, ist vom jeweiligen Betrieb zu prüfen und juristisch noch nicht bestätigt.

Ruft eine Person bei einem Betrieb an, der Callwerk einsetzt, kann der Anruf von einem KI-gestützten Sprachassistenten entgegengenommen werden. Im Gespräch werden die für die Bearbeitung des Anliegens erforderlichen Angaben erfragt. Nach der aktuellen Datenstruktur sind das:

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Anschrift
• Beschreibung des Anliegens
• Einordnung als dringender Fall
• unverbindlicher Terminwunsch mit Datum und Uhrzeit

Anrufende sollten keine Angaben machen, die über die Bearbeitung ihres Anliegens hinausgehen. Der Assistent ist nicht darauf ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO — etwa Gesundheitsdaten — zu erheben.

Die strukturierte Auswertung umfasst neun Felder:

• name — Vollständiger Name der anrufenden Person
• phone — Telefonnummer für den Rückruf
• email — E-Mail-Adresse, sofern genannt
• address — Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
• problem — Beschreibung des Anliegens
• wunsch_termin — Gewünschte Rückruf- oder Terminzeit
• dringend — Kennzeichen, ob das Anliegen als dringend bezeichnet wurde
• call_type — Einordnung des Anrufs in eine von fünf Kategorien
• zusammenfassung — Kurze Zusammenfassung des Gesprächs

Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einer KI-Assistentin sprechen und dass ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens automatisch verarbeitet und transkribiert werden. Der Wortlaut des Hinweises steht unter KI- und Transkriptionshinweis.

Offener Punkt: Der Hinweis ist betriebsspezifisch und juristisch nicht geprüft. Ob er im Einzelfall ausreicht, ist damit nicht festgestellt.

Zur Auswertung des Anliegens wird das Gesprochene in Text umgewandelt und zu einer strukturierten Zusammenfassung verdichtet. In der Datenbank sind dafür zwei getrennte Felder vorgesehen: das wortgenaue Transkript und die Zusammenfassung. Der Kundenbetrieb sieht im Dashboard beide Angaben.

Das wortgenaue Transkript ist der eingriffsintensivere Bestand. Für die Bearbeitung eines Anliegens genügt regelmäßig die Zusammenfassung. Vorgesehen ist deshalb eine kürzere Aufbewahrung des Transkripts (siehe Punkt 18).

Die Spracherkennung erfolgt über Deepgram (Modell Nova 3, Deutsch). Die Gesprächsführung und die Erzeugung der Zusammenfassung übernimmt ein Sprachmodell von Anthropic (Claude Haiku 4.5). Die Sprachausgabe erfolgt über eine Stimme von Microsoft Azure. Alle drei sind über die Telefonieplattform Vapi eingebunden. Die Übertragung in die Datenbank erfolgt über den Automatisierungsdienst Make.

Die Transkription ist bei der Telefonieplattform aktiviert; ebenso die Protokollierung der Anrufe. Transkript und Anruf-Logs entstehen und werden dort vorgehalten.

Offener Punkt: Die Verarbeitungsregionen dieser Anbieter sind nicht bestätigt. Ebenfalls unbekannt: wie lange die Telefonieplattform Transkripte, Anruf-Logs, strukturierte Ergebnisse und Metadaten vorhält, und wie lange die Ausführungshistorie des Automatisierungsdienstes die vollständigen Gesprächsdaten aufbewahrt. Eine sogenannte Zero-Data-Retention-Option ist bei der Telefonieplattform nicht aktiviert. Diese Punkte sind beim Anbieter schriftlich angefragt.

Die Datenstruktur sieht ein Feld für einen Verweis auf eine Audioaufzeichnung vor. Das Callwerk-Dashboard zeigt Aufzeichnungen derzeit nicht an und gibt sie nicht wieder.

Die Aufzeichnung eines Telefongesprächs ist rechtlich deutlich voraussetzungsvoller als die Erstellung einer Zusammenfassung. Sie unterbleibt daher.

Die Audioaufzeichnung ist bei der Telefonieplattform deaktiviert und die Änderung ist veröffentlicht. Neue Anrufe werden seit dieser Umstellung nicht als Audioaufnahme gespeichert. Eine Videoaufzeichnung findet ebenfalls nicht statt.

Das Abschalten betrifft ausschließlich die Audiodatei. Die Transkription läuft weiterhin — das Gesprochene wird also weiterhin in Text umgewandelt und verarbeitet (siehe Punkt 9).

Offener Punkt: Das Abschalten wirkt nur für neue Anrufe. Vor der Umstellung entstandene Audioaufnahmen wurden dadurch nicht automatisch gelöscht und könnten beim Anbieter weiterhin vorhanden sein. Ob und wann sie entfernt werden, ist nicht bestätigt und beim Anbieter schriftlich angefragt. Eine erneute Aktivierung der Aufzeichnung setzt eine dokumentierte rechtliche Prüfung und ein tragfähiges Einwilligungsverfahren voraus.

Im Gespräch geäußerte Terminwünsche werden mit Datum, Uhrzeit, Anliegen und Dringlichkeitskennzeichen gespeichert und dem Betrieb angezeigt. Ein Terminwunsch ist ausdrücklich unverbindlich; der Telefonassistent sagt keinen Termin zu. Die Bestätigung trifft ausschließlich der Betrieb selbst im angemeldeten Dashboard. Dabei prüft die Anwendung Arbeitszeiten, Abwesenheiten und bereits bestehende Termine und bestätigt nur einen konfliktfreien Zeitraum. Ein Abgleich mit externen Kalendern findet nicht statt.

Ein automatischer Versand von Benachrichtigungen über neue Anrufe findet derzeit nicht statt. Es werden ausschließlich die systemseitigen E-Mails der Authentifizierung versendet, etwa zur Bestätigung einer E-Mail-Adresse.

Geplant ist, dem Betrieb die Gesprächszusammenfassung per E-Mail zuzustellen. Diese Funktion ist vorbereitet, aber nicht umgesetzt.

Offener Punkt: Ein E-Mail-Versand von Anrufdaten findet derzeit nicht statt. Versanddienstleister und Rechtsgrundlage sind dann hier zu ergänzen.

Alle strukturierten Daten werden in einer bei Supabase betriebenen PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Der Zugriff ist durch Authentisierung und datenbankseitige Zugriffsregeln (Row Level Security) beschränkt. Nicht angemeldete Zugriffe erhalten keine Leserechte.

Der vollständige Weg der Gesprächsdaten von der Anrufannahme bis zur Anzeige im Dashboard:

1. 1. AnrufannahmeVapi

   Der Anruf wird entgegengenommen. Der Assistent begrüßt die anrufende Person mit einer festgelegten ersten Nachricht.

2. 2. SpracherkennungDeepgram

   Das Gesprochene wird fortlaufend in Text umgewandelt (Modell Nova 3, Deutsch).

3. 3. GesprächsführungAnthropic über Vapi

   Ein Sprachmodell führt das Gespräch, erfragt die benötigten Angaben und ordnet die Dringlichkeit ein.

4. 4. SprachausgabeMicrosoft Azure über Vapi

   Die Antworten des Assistenten werden in hörbare Sprache umgewandelt (Stimme „Amala“, deutsch).

5. 5. StrukturierungVapi

   Nach dem Gespräch erzeugt Vapi einen strukturierten Datensatz mit neun Feldern sowie eine Zusammenfassung. Eine Audioaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert; das Transkript und die Anruf-Logs entstehen weiterhin.

6. 6. ÜbertragungMake

   Vapi sendet den Anrufbericht an einen Webhook. Make überträgt die Daten per REST-Schnittstelle in die Datenbank.

7. 7. SpeicherungSupabase

   Kontaktdaten, Anruf mit Transkript und Zusammenfassung sowie das Anliegen werden in drei Tabellen abgelegt.

8. 8. AnzeigeCallwerk-Dashboard

   Der Betrieb sieht die Angaben im geschützten Dashboard. Die Anwendung greift ausschließlich lesend zu.

Offener Punkt: Mandantentrennung, eng begrenzte Rollen und Löschfunktionen sind bisher nur in einer abgetrennten Umgebung geprüft. Für die tatsächlich eingesetzte Umgebung liegt der Nachweis noch nicht vor, dass genau dieser Stand dort aktiv ist.

Eine Online-Buchung ist derzeit abgeschaltet. Über diesen Weg werden keine Zahlungsdaten an Stripe gesendet.

Vor einer Aktivierung wird dieser Abschnitt um den Anbieter, die übermittelten Daten, die Rechtsgrundlage und die Aufbewahrung von Rechnungsbelegen ergänzt.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Eingesetzt werden die folgenden Dienstleister:

Eine ausführlichere Darstellung mit Datenkategorien und offenen Punkten findet sich in der Sicherheits- und Verarbeitungsübersicht.

Offener Punkt: Für die eingesetzten Dienstleister liegen uns noch nicht für alle Auftragsverarbeitungsverträge nachweislich vor.

Bei Vapi sowie den darüber eingebundenen Diensten Deepgram, Anthropic und Microsoft Azure und bei Make oder Supabase können Verarbeitungen außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden. Garantierte EU-Verarbeitung wird nicht behauptet.

Offener Punkt: Regionen, Übermittlungswege, Subprozessoren und vertragliche Transfermechanismen sind nicht vollständig belegt. Vapis Antworten zu Regionen, SCC und Subprozessoren stehen aus. Diese Punkte sind vor einem Pilotbetrieb fachlich und vertraglich zu klären.

Der geprüfte lokale Website-Code verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicherung für eine angemeldete Sitzung. Eine Reichweitenmessung, Profilbildung oder Wiedererkennung zu Werbezwecken findet nicht statt. Aus diesem Grund wird bewusst kein Einwilligungsbanner ausgespielt: Für rein technisch erforderliche Speicherung sieht § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung vor, und ein überflüssiges Banner wäre irreführend.

• sb-<projekt-id>-auth-token (gegebenenfalls auf Cookie-Fragmente verteilt)

  Zweck:

  Hält die Anmeldung am Callwerk-Dashboard über mehrere Seitenaufrufe hinweg aufrecht.

  Notwendigkeit:

  Ohne dieses Cookie ist eine angemeldete Sitzung technisch nicht möglich. Es wird ausschließlich nach einer aktiven Anmeldung gesetzt, niemals beim bloßen Aufruf öffentlicher Seiten.

  Laufzeit:

  Dauer der Sitzung beziehungsweise bis zum Ablauf/Refresh des Tokens oder bis zur Abmeldung; konkrete Supabase-Tokenkonfiguration vor dem Pilotbetrieb dokumentieren

  Anbieter:

  Supabase (Auftragsverarbeiter)

Die folgenden Fristen sind Entwürfe. Der lokale Sicherheitsblock enthält getestete Mechanismen, ihre Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung wurde hier aber nicht geprüft. Daraus folgt keine aktive Löschgarantie.

Offener Punkt: Fristen und Ausnahmen sind juristisch festzulegen. Anschließend ist ihre Aktivierung, Überwachung und Löschwirkung je System nachzuweisen. Für Vapi bestehen derzeit weder bestätigte Fristen noch eine belegte vollständige Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einem Löschverlangen entgegenstehen und sind fachlich zu bestimmen.

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere das Recht:

• Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• Löschung zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO),
• der Verarbeitung aus Gründen der besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Anfragen richten Sie bitte an kontakt@callwerk.eu. Betrifft die Anfrage Daten, die im Auftrag eines Kundenbetriebs verarbeitet werden, wird sie von der digital crafted GmbH als Betreiberin von Callwerk an den verantwortlichen Betrieb weitergeleitet. Die Betreiberin unterstützt diesen bei der Beantwortung.

Offener Punkt: Anfragen werden derzeit manuell bearbeitet. Die gesetzlichen Fristen gelten unabhängig davon.

Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat des gewöhnlichen Aufenthalts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
https://www.datenschutzzentrum.de/
Betroffene können sich unabhängig davon an jede Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.

Umgesetzt sind derzeit unter anderem:

• für eine spätere Pilotumgebung vorgesehene verschlüsselte Übertragung über HTTPS,
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hash,
• gegen Skriptzugriff geschützte Sitzungs-Cookies mit Beschränkung auf gleiche Herkunft,
• datenbankseitige Zugriffsregeln (Row Level Security) ohne Leserechte für nicht angemeldete Zugriffe,
• eine ausschließlich lesende Anwendung ohne Schreib-, Änderungs- oder Löschfunktion auf die Anrufdaten,
• explizite Anwendungs-Logausgaben mit technischen Fehlercodes, Statuswerten und Laufzeiten; Laufzeitumgebung und unerwartete Fehlerpfade sind vor dem Pilotbetrieb zusätzlich zu prüfen,
• Sicherheits-Header gegen Einbettung in fremde Seiten, gegen Inhaltstyp-Verwechslung und zur Begrenzung übermittelter Referrer-Informationen,
• Ausführung der Anwendung als unprivilegierter Benutzer in einem Container,
• Trennung von Zugangsdaten und Quellcode; Zugangsdaten sind von der Versionsverwaltung ausgeschlossen.

Eine ausführlichere Darstellung enthält die Sicherheitsübersicht.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert, etwa durch neue Funktionen oder den Wechsel eines Dienstleisters. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung. Der Stand ist am Seitenanfang angegeben.