Hinweis zu KI-Telefonassistenz und Transkription

Wenn ein Betrieb Callwerk einsetzt, kann eine KI-gestützte Telefonassistenz den Anruf entgegennehmen. Das Gespräch wird zur Bearbeitung des Anliegens in Text umgewandelt. Aus dem Transkript entstehen eine strukturierte Zusammenfassung und die im Gespräch genannten Kontakt- und Anliegenangaben für den angerufenen Betrieb.

Bestätigt: Audio- und Videoaufzeichnung sind deaktiviert. Transkription und Logging sind aktiviert. Das bedeutet: Es entsteht keine neue Ton- oder Videoaufzeichnung, der Gesprächsinhalt wird aber weiterhin als Text und in Anruf-Logs verarbeitet.

Weitere Informationen zu Empfängern, möglichen Drittlandübermittlungen, Betroffenenrechten und den noch offenen Speicherfragen stehen in der Datenschutzerklärung (Entwurf).

Der konkrete Gesprächsbeginn wird vor einem Pilotbetrieb je Betrieb festgelegt: Der Name des angerufenen Betriebs und eine am Telefon verständliche Kurzadresse zur Datenschutzinformation gehören zur betriebsspezifischen Einrichtung und stehen deshalb noch nicht fest. Der folgende Entwurf zeigt Aufbau und Inhalt der Ansage; die beiden betriebsspezifischen Angaben sind kursiv gekennzeichnet.

Guten Tag bei [Name des angerufenen Betriebs]. Sie sprechen mit einer KI-gestützten Telefonassistenz. Das Gespräch wird nicht als Ton oder Video aufgezeichnet, aber zur Bearbeitung Ihres Anliegens in Text umgewandelt und zusammengefasst. Bitte nennen Sie nur Angaben, die für Ihr Anliegen erforderlich sind. Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter [Kurzadresse zur Datenschutzinformation]. Wie kann ich Ihnen helfen?

Offener Punkt: Die Formulierung wird vor jedem Einsatz datenschutzrechtlich geprüft — auf Verständlichkeit, erforderliche Pflichtangaben, Rechtsgrundlage und die konkrete Rolle des Kundenbetriebs. Ebenfalls festzulegen ist, wie Anrufende ohne Internetzugang die ausführliche Information erhalten. Bis zur schriftlichen Klärung der Datenverarbeitung werden keine echten Kundengespräche verarbeitet.

• rechtliche und sprachliche Freigabe des Kurztexts,
• Eintrag des tatsächlich verantwortlichen Kundenbetriebs,
• funktionierende, kurze und gut verständliche Datenschutz-URL,
• Umsetzung in erster Nachricht und System-Prompt bei Vapi,
• Test, dass der Hinweis vollständig und vor der Datenerhebung hörbar ist,
• Abstimmung eines Alternativwegs für Personen, die die KI-Telefonassistenz nicht nutzen möchten,
• Dokumentation von Version, Freigabe und Einführungsdatum.