Sicherheit und Datenverarbeitung

Callwerk verarbeitet ausschließlich die Angaben, die für die Bearbeitung eines telefonischen Anliegens erforderlich sind: Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Beschreibung des Anliegens, ein Dringlichkeitskennzeichen sowie einen unverbindlichen Terminwunsch. Hinzu kommen das Gesprächstranskript und die daraus erzeugte Zusammenfassung.

Für den Zugang zum Dashboard werden die E-Mail-Adresse des Betriebs und ein Passwort-Hash gespeichert.

• Vapi

  Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegeben

  Telefonieplattform: Annahme eingehender Anrufe, Steuerung des Gesprächs, Sprachausgabe sowie Erzeugung von Transkript und strukturierter Zusammenfassung.

  Der Assistent ist eingerichtet und veröffentlicht. Für echte Kundengespräche ist der Einsatz nicht freigegeben: Die Datenschutzanfrage ist versendet, aber unbeantwortet, Speicherfristen sind unbestätigt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt nicht vor.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Rufnummer und Gesprächsinhalt in Echtzeit
  • wortgenaues Transkript des Gesprächs (Transkription ist aktiviert)
  • strukturierte Gesprächsdaten (Name, Rufnummer, E-Mail, Anschrift, Anliegen, Terminwunsch, Dringlichkeit, Anrufart)
  • Anruf-Logs mit Gesprächsverlauf (Logging ist aktiviert)
  • keine Audioaufnahme neuer Anrufe — die Aufzeichnung ist deaktiviert

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Verarbeitungsregion von Vapi bestätigen

  Nachweis

  Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard per Screenshot bestätigt: Audio Recording aus (Änderung veröffentlicht), Video Recording aus, Transcript ein, Logging ein, Zero Data Retention aus. Modell Claude Haiku 4.5, Stimme Azure „Amala". Der Assistent ist veröffentlicht. Dokumentiert in ai phone calling/vapi-verification-2026-08-03.md.

  • Die Datenschutzanfrage an Vapi wurde versendet; die Antworten stehen aus.
  • Speicherfristen für Transkripte, Logs, strukturierte Ergebnisse, Metadaten und gegebenenfalls ältere Aufnahmen bestätigen.
  • Umfang und Endgültigkeit einer Löschung einschließlich Logs, Backups und Daten bei Subprozessoren bestätigen.
  • Zero Data Retention ist nicht aktiviert. Vapi hält damit weiterhin Daten vor.
  • Trainingsnutzung und deren vertraglichen Ausschluss bestätigen.
  • Verarbeitungsregionen, mögliche Drittlandübermittlungen, SCC und vollständige Subprozessorenliste bestätigen.
  • DPA/AVV prüfen, abschließen und ablegen.

• Deepgram

  Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegeben

  Spracherkennung: Umwandlung des gesprochenen Worts in Text (Modell Nova 3, Sprache Deutsch).

  Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Verarbeitungsregion, Vertragsverhältnis und der Ausschluss einer Trainingsnutzung sind nicht bestätigt.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Audiostrom des laufenden Gesprächs
  • daraus erzeugtes Transkript

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Verarbeitungsregion von Deepgram bestätigen

  Nachweis

  Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Transcriber Deepgram Nova 3, Sprache Deutsch. Die Transkription ist aktiviert.

  • Verarbeitungsregion bestätigen.
  • Prüfen, ob die Zuführung über Vapi erfolgt und Deepgram damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist, oder ob eine eigene Vertragsbeziehung besteht.
  • Prüfen, ob eine Nutzung der Audiodaten zu Modelltrainingszwecken vertraglich ausgeschlossen ist.

• Anthropic

  Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegeben

  Sprachmodell für die Gesprächsführung und die Erzeugung der strukturierten Zusammenfassung (Claude Haiku 4.5, eingebunden über Vapi).

  Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Ob eine eigene Vertragsbeziehung besteht und in welcher Region verarbeitet wird, ist nicht bestätigt.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Gesprächsverlauf als Text
  • die im Gespräch genannten Angaben der anrufenden Person

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Verarbeitungsregion von Anthropic bestätigen

  Nachweis

  Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Modell Claude Haiku 4.5. Ein früherer Einrichtungsleitfaden nannte ein anderes Modell; dieser Widerspruch ist damit zugunsten des Dashboard-Stands geklärt.

  • Klären, ob die Einbindung über Vapi erfolgt und der Anbieter damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist.
  • Verarbeitungsregion bestätigen.

• Microsoft Azure (Sprachausgabe)

  Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegeben

  Sprachsynthese: Umwandlung der Antworten des Assistenten in hörbare Sprache (Stimme „Amala", deutsch), eingebunden über Vapi.

  Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Der vorgelesene Text kann Angaben der anrufenden Person enthalten; Region und Aufbewahrung sind nicht bestätigt.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • der vom Assistenten erzeugte Antworttext, der vorgelesen wird

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Verarbeitungsregion von Microsoft Azure bestätigen

  Nachweis

  Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Stimme Azure „Amala". Ein früherer Einrichtungsleitfaden nannte einen anderen Anbieter; maßgeblich ist der Dashboard-Stand.

  • Klären, ob die Einbindung über Vapi erfolgt und der Anbieter damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist.
  • Der vorgelesene Text kann die Angaben der anrufenden Person enthalten, etwa bei der Rückbestätigung von Name und Anschrift. Verarbeitungsregion und Aufbewahrung sind zu klären.

• Make (Make.com)

  Angehalten · produktiv nicht freigegeben

  Automatisierung: Empfang des Anrufberichts von Vapi und Übertragung der Gesprächsdaten in die Supabase-Datenbank.

  Das Szenario ist angehalten und wurde nicht verändert. In allen vier Schreibwegen fehlt bislang das Merkmal, das Daten einem bestimmten Betrieb zuordnet — ohne diese Umstellung ist der Ablauf nicht mandantensicher. Fehleralarmierung und Wiederholläufe sind ebenfalls noch mit künstlichen Daten nachzuweisen.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • vollständiger Anrufbericht von Vapi (end-of-call-report)
  • Kontaktdaten: Name, Rufnummer, E-Mail, Anschrift
  • Transkript, Zusammenfassung, Anrufart und Verweis auf eine Aufzeichnung
  • Anliegen, Priorität, Status und Notizen

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Verarbeitungsregion des Make-Kontos bestätigen

  Nachweis

  make-setup.md dokumentiert das Szenario: Vapi-Webhook (end-of-call-report) auf einen Custom Webhook, anschließend HTTP-POSTs auf die Supabase-REST-Endpunkte /customers, /calls und /requests.

  • Region des Make-Kontos bestätigen (EU- oder US-Zone).
  • Aufbewahrungsdauer der Make-Ausführungshistorie prüfen und begrenzen. Sie enthält die vollständigen Payloads einschließlich Transkript.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit Make abschließen und ablegen.

• Supabase

  Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegeben

  Datenbank und Benutzerauthentifizierung für das Callwerk-Dashboard sowie Zielsystem der von Make übertragenen Gesprächsdaten.

  Die Datenbank ist eingerichtet und wird vom Dashboard ausschließlich lesend genutzt. Die vorgesehene Trennung der Daten mehrerer Betriebe ist als Kandidat vorbereitet und nur in einem isolierten Testprojekt mit künstlichen Daten geprüft — sie ist NICHT produktiv aktiviert. Speicherregion und Auftragsverarbeitungsvertrag sind nicht bestätigt.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Zugangsdaten des Betriebs (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash)
  • Kontaktdaten von Anrufenden (Name, Telefonnummer, E-Mail, Anschrift)
  • Gesprächsinhalte (Transkript, Zusammenfassung)
  • Anliegen, Terminwünsche und Dringlichkeitskennzeichen

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Speicherregion des Supabase-Projekts bestätigen

  Nachweis

  @supabase/ssr und @supabase/supabase-js werden im Anwendungscode verwendet. Make schreibt laut make-setup.md über die REST-Schnittstelle desselben Projekts.

  • Region des Projekts bestätigen. Bei einer Region außerhalb der EU ist ein Transfermechanismus erforderlich.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen und ablegen.

• Hosting-Umgebung (im Repository vorbereitet)

  Nicht umgesetzt

  Vorgesehene Auslieferung der Website und des Dashboards über einen Caddy-Reverse-Proxy vor der Node.js-Anwendung.

  Nur im Repository vorbereitet. Eine Pilot- oder Produktivumgebung wurde nicht eingerichtet und nicht geprüft.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Bei Aktivierung: Server-Logdaten des Reverse-Proxys (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Statuscode, User-Agent)

  Verarbeitungsort

  Noch zu bestätigen: Hosting-Standort und Betreiber festlegen

  Nachweis

  deploy/Caddyfile mit vorgesehener Zugriffsprotokollierung sowie compose.yaml und Dockerfile im Repository; eine Pilot- oder Produktivumgebung wurde nicht geprüft.

  • Physischen Serverstandort und, falls zutreffend, den Rechenzentrumsbetreiber benennen.
  • Aufbewahrungsdauer der Caddy-Zugriffsprotokolle festlegen und technisch begrenzen.

• Google (Gmail)

  Nicht umgesetzt

  Versand der Gesprächszusammenfassung per E-Mail an den Betrieb, ausgelöst aus dem Make-Szenario.

  Nicht umgesetzt. Es besteht keine Anbindung und es wird keine E-Mail verschickt. Empfängeradressen lassen sich im Dashboard hinterlegen, werden aber nicht verwendet.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Noch keine. Der Versand ist geplant, aber nicht umgesetzt.
  • Vorgesehen: Zusammenfassung mit Name, Rufnummer, Anschrift und Anliegen.

  Verarbeitungsort

  nicht zutreffend, solange die Funktion nicht aktiv ist

  Nachweis

  Im Projekt-README als offener Punkt geführt („E-Mail — Gmail (in Make) — noch offen"); Schritt 6 in make-setup.md ist unerledigt.

  • Vor Aktivierung klären, ob ein unverschlüsselter E-Mail-Versand von Anrufdaten angemessen ist oder ob eine reine Benachrichtigung ohne Inhalt genügt.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen.

• Stripe

  Deaktiviert

  Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife.

  Abgeschaltet. Ohne konfigurierten Schlüssel nicht ausführbar; Checkout und Kundenportal antworten mit einer Sperre. Es werden keine Daten an Stripe übermittelt.

  Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis

  Datenkategorien

  • Noch keine. Es werden derzeit keine Daten an Stripe übermittelt.

  Verarbeitungsort

  nicht zutreffend, solange die Funktion deaktiviert ist

  Nachweis

  Der Checkout-Code ist vorhanden, aber ohne konfigurierten Schlüssel nicht ausführbar. Zusätzlich ist die nutzungsbasierte Abrechnung im Code fest deaktiviert.

  • Vor Aktivierung: Auftragsverarbeitung bzw. eigene Verantwortlichkeit von Stripe rechtlich einordnen und die Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen.

• Webanalyse oder Reichweitenmessung
• Marketing- oder Tracking-Pixel
• Externe Schriftarten oder CDN-Ressourcen
• Eingebettete Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte
• Werbenetzwerke

Im geprüften lokalen Code setzen öffentliche Seiten kein Cookie. Nach einer Anmeldung wird eine technisch notwendige Auth-Sitzung verwendet, die Supabase gegebenenfalls auf mehrere Cookie-Fragmente verteilt:

• sb-<projekt-id>-auth-token (gegebenenfalls auf Cookie-Fragmente verteilt) — Hält die Anmeldung am Callwerk-Dashboard über mehrere Seitenaufrufe hinweg aufrecht. Laufzeit: Dauer der Sitzung beziehungsweise bis zum Ablauf/Refresh des Tokens oder bis zur Abmeldung; konkrete Supabase-Tokenkonfiguration vor dem Pilotbetrieb dokumentieren.

Codeprüfung vom 2026-08-04: kein Analytics, kein Marketing-Tracking und keine externen Website-Ressourcen. Deshalb ist für den aktuellen Implementierungsstand kein Consent-Banner vorgesehen. Diese Aussage gilt für den geprüften lokalen Commit und ersetzt keine Laufzeitprüfung einer späteren Hosting-Umgebung.

Die folgenden Punkte beschreiben Code, Konfiguration oder den lokal geprüften Sicherheitskandidaten. Sie belegen keine unverändert übernommene Pilot- oder Produktivumgebung.

• Verschlüsselte Übertragung

  Die vorgesehene Auslieferung verwendet einen Caddy-Reverse-Proxy für HTTPS. Die tatsächliche Pilotkonfiguration muss vor Freigabe geprüft werden.

• Geschützte Sitzungen

  Das Anmelde-Cookie ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt und auf gleiche Herkunft beschränkt. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert.

• Lokal geprüfte Mandantentrennung

  Der gehärtete Aktivierungskandidat wurde mit künstlichen Daten in einem Testprojekt geprüft: Browser-Rollen erhalten nur mandanteneigene Zugriffe. Die Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung ist separat nachzuweisen.

• Ausschließlich lesende Anwendung

  Das Dashboard besitzt keine Schreib-, Änderungs- oder Löschfunktion auf Anruf-, Kunden-, Anfrage- und Termindaten. Ein kompromittiertes Konto könnte diese Daten nicht verändern.

• Protokollierung ohne personenbezogene Inhalte

  Die geprüften expliziten Logausgaben enthalten technische Fehlercodes, Statuswerte, Laufzeiten und Ergebniskennzeichen. Eine absolute Aussage für Laufzeitumgebung und unerwartete Fehlerpfade wird nicht getroffen.

• Sicherheits-Header

  Die Anwendung setzt eine Content-Security-Policy sowie Header gegen Einbettung in fremde Seiten, gegen Inhaltstyp-Verwechslung und zur Begrenzung übermittelter Referrer-Informationen. Kamera, Mikrofon und Standort sind für die Website gesperrt.

• Keine Drittanbieter-Ressourcen

  Die Seiten laden keine externen Skripte, Schriftarten, Karten oder Einbettungen. Es besteht keine Verbindung zu Werbe- oder Analysenetzwerken.

• Getrennte Zugangsdaten

  Zugangsdaten werden über Umgebungsvariablen erwartet und Env-Dateien sind von der Versionsverwaltung ausgeschlossen. Ob die spätere Pilotumgebung ausschließlich erforderliche Schlüssel enthält, muss bei ihrer Einrichtung geprüft werden.

• Eingeschränkte Ausführung

  Die Anwendung läuft in einem Container als unprivilegierter Benutzer. Eine lokale Datenbank ist bewusst nicht Teil der Auslieferung.

Diese Punkte sind offen. Sie werden hier genannt, damit sie in eine Prüfung einbezogen werden können.

• Kein KI-Hinweis im Gespräch

  Der derzeit hinterlegte Gesprächsablauf enthält keinen Hinweis darauf, dass mit einem KI-System gesprochen wird, und keinen Hinweis auf die Transkription. Ein Website-Entwurf liegt vor, ist aber weder in Vapi umgesetzt noch juristisch freigegeben.

• Transkripte in Anbieter-Protokollen

  Die Anruf-Logs der Telefonieplattform und die Ausführungshistorie des Automatisierungsdienstes enthalten den vollständigen Gesprächsverlauf. Für beide ist noch keine Aufbewahrungsdauer festgelegt oder begrenzt.

• Aktivierung der Löschfristen nicht nachgewiesen

  Der lokale Sicherheitsblock enthält getestete Mechanismen. Da keine Pilot- oder Produktivumgebung geöffnet wurde, ist nicht nachgewiesen, dass die Entwurfsfristen dort aktiv sind oder überwacht werden.

• Aufbewahrungsdauer beim Telefonieanbieter unbekannt

  Transkription und Protokollierung sind bei der Telefonieplattform aktiviert; eine Option zur vollständigen Nichtspeicherung ist nicht aktiviert. Wie lange Transkripte, Anruf-Logs, strukturierte Ergebnisse und Metadaten dort vorgehalten werden, ist nicht bestätigt und schriftlich angefragt.

• Frühere Audioaufnahmen möglicherweise noch vorhanden

  Die Audioaufzeichnung wurde deaktiviert; die Änderung ist veröffentlicht. Das wirkt jedoch nur für neue Anrufe. Vor der Umstellung entstandene Aufnahmen wurden nicht automatisch gelöscht und könnten beim Anbieter weiterhin vorhanden sein. Auch ist nicht bestätigt, welche Daten ein Löschaufruf über die Schnittstelle des Anbieters tatsächlich entfernt.

• Auftragsverarbeitungsverträge nicht nachgewiesen

  Für die eingesetzten Dienstleister sind noch keine abgeschlossenen Verträge nach Art. 28 DSGVO dokumentiert.

• Keine unabhängige Prüfung

  Es liegen keine Zertifizierungen, Testate oder externen Sicherheitsprüfungen vor. Die Darstellung auf dieser Seite ist eine Selbstauskunft.

Der vorbereitete Wortlaut steht als KI- und Transkriptionshinweis zur fachlichen Prüfung bereit.

Offener Punkt: Für die Entwurfsfristen ist keine Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung nachgewiesen. Die Vapi-Fristen und die vollständige Löschwirkung sind weiterhin unbekannt.

• Noch zu bestätigen: Benennungspflicht einer oder eines Datenschutzbeauftragten prüfen.
• Rollenverteilung, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und AGB/AVV sind Entwürfe und fachlich zu prüfen.
• Der KI- und Transkriptionshinweis ist als Website- und Gesprächsentwurf vorhanden, aber noch nicht in Vapi umgesetzt oder rechtlich freigegeben.
• Vapis Antwort zu Speicherfristen, vollständiger Löschung, Backups, Trainingsnutzung, Verarbeitungsregionen, DPA/AVV, SCC und Subprozessoren steht aus.
• Die Regionen und Vertragsgrundlagen von Supabase und Make sowie die genaue Einordnung der über Vapi eingebundenen Anbieter Deepgram, Anthropic und Microsoft Azure sind zu belegen.
• Aufbewahrungs- und Löschfristen im eigenen Datenbestand sind Entwürfe; ihre Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung ist gesondert nachzuweisen.
• Aufbewahrung und Inhalt der Vapi-Logs sowie der Make-Ausführungshistorie sind zu prüfen und zu minimieren.
• Ein belastbares Verfahren für Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfälle und unbeabsichtigt übermittelte sensible Angaben fehlt noch.

Der Entwurf des Auftragsverarbeitungsvertrags steht unter /avv bereit, die vollständige Verarbeitungsbeschreibung unter /datenschutz.