Rechtliches
ArbeitsentwurfSicherheit und Datenverarbeitung
Diese Übersicht richtet sich an Betriebe, die Callwerk einsetzen möchten, und an deren Datenschutzberatung. Sie beschreibt den tatsächlichen Stand — einschließlich der offenen Punkte.
Stand des Entwurfs:
Kurzüberblick
Das Wichtigste in vier Punkten
- Welche Daten verarbeitet werden
- Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift der anrufenden Person, die Beschreibung des Anliegens, ein Terminwunsch sowie das Gesprächstranskript und dessen Zusammenfassung. Eine Tonaufnahme neuer Anrufe wird nicht gespeichert.
- Wozu sie verarbeitet werden
- Damit Ihr Betrieb ein telefonisches Anliegen bearbeiten und zurückrufen kann. Es findet keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken und keine Reichweitenmessung statt.
- Sind echte Kundengespräche derzeit freigegeben?
Nein. Kein eingesetzter Dienst ist für echte Kundengespräche freigegeben. Die Telefonieplattform ist technisch eingerichtet, die schriftlich gestellten Fragen zur Datenverarbeitung sind aber unbeantwortet und die Auftragsverarbeitungsverträge liegen nicht vor. Bis das geklärt und ausdrücklich freigegeben ist, sollen keine echten Kundengespräche verarbeitet werden.
- Was bleibt offen?
- Die Antwort der Telefonieplattform auf die Datenschutzanfrage steht aus; Speicherfristen für Transkripte und Protokolle sind unbekannt.
- Für die eingesetzten Dienste ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
- Die Trennung der Daten mehrerer Betriebe ist vorbereitet und nur in einer abgetrennten Testumgebung geprüft — sie ist nicht produktiv aktiviert.
- Im Gespräch fehlt bislang der Hinweis, dass mit einem KI-System gesprochen wird und dass mitgeschrieben wird.
- Es liegen keine Zertifizierungen und keine unabhängige Prüfung vor. Diese Seite ist eine Selbstauskunft.
Die Abschnitte unterhalb belegen jeden dieser Punkte im Einzelnen — mit Datenkategorien, Nachweisen, bekannten Lücken und den vorgesehenen Aufbewahrungsfristen.
Welche Daten verarbeitet werden
Callwerk verarbeitet ausschließlich die Angaben, die für die Bearbeitung eines telefonischen Anliegens erforderlich sind: Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Beschreibung des Anliegens, ein Dringlichkeitskennzeichen sowie einen unverbindlichen Terminwunsch. Hinzu kommen das Gesprächstranskript und die daraus erzeugte Zusammenfassung.
Für den Zugang zum Dashboard werden die E-Mail-Adresse des Betriebs und ein Passwort-Hash gespeichert.
Eingesetzte Dienstleister
Vapi
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenTelefonieplattform: Annahme eingehender Anrufe, Steuerung des Gesprächs, Sprachausgabe sowie Erzeugung von Transkript und strukturierter Zusammenfassung.
Der Assistent ist eingerichtet und veröffentlicht. Für echte Kundengespräche ist der Einsatz nicht freigegeben: Die Datenschutzanfrage ist versendet, aber unbeantwortet, Speicherfristen sind unbestätigt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt nicht vor.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Rufnummer und Gesprächsinhalt in Echtzeit
- wortgenaues Transkript des Gesprächs (Transkription ist aktiviert)
- strukturierte Gesprächsdaten (Name, Rufnummer, E-Mail, Anschrift, Anliegen, Terminwunsch, Dringlichkeit, Anrufart)
- Anruf-Logs mit Gesprächsverlauf (Logging ist aktiviert)
- keine Audioaufnahme neuer Anrufe — die Aufzeichnung ist deaktiviert
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard per Screenshot bestätigt: Audio Recording aus (Änderung veröffentlicht), Video Recording aus, Transcript ein, Logging ein, Zero Data Retention aus. Modell Claude Haiku 4.5, Stimme Azure „Amala". Der Assistent ist veröffentlicht. Dokumentiert in ai phone calling/vapi-verification-2026-08-03.md.
- Die Datenschutzanfrage an Vapi wurde versendet; die Antworten stehen aus.
- Speicherfristen für Transkripte, Logs, strukturierte Ergebnisse, Metadaten und gegebenenfalls ältere Aufnahmen bestätigen.
- Umfang und Endgültigkeit einer Löschung einschließlich Logs, Backups und Daten bei Subprozessoren bestätigen.
- Zero Data Retention ist nicht aktiviert. Vapi hält damit weiterhin Daten vor.
- Trainingsnutzung und deren vertraglichen Ausschluss bestätigen.
- Verarbeitungsregionen, mögliche Drittlandübermittlungen, SCC und vollständige Subprozessorenliste bestätigen.
- DPA/AVV prüfen, abschließen und ablegen.
Deepgram
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenSpracherkennung: Umwandlung des gesprochenen Worts in Text (Modell Nova 3, Sprache Deutsch).
Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Verarbeitungsregion, Vertragsverhältnis und der Ausschluss einer Trainingsnutzung sind nicht bestätigt.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Audiostrom des laufenden Gesprächs
- daraus erzeugtes Transkript
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Transcriber Deepgram Nova 3, Sprache Deutsch. Die Transkription ist aktiviert.
- Verarbeitungsregion bestätigen.
- Prüfen, ob die Zuführung über Vapi erfolgt und Deepgram damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist, oder ob eine eigene Vertragsbeziehung besteht.
- Prüfen, ob eine Nutzung der Audiodaten zu Modelltrainingszwecken vertraglich ausgeschlossen ist.
Anthropic
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenSprachmodell für die Gesprächsführung und die Erzeugung der strukturierten Zusammenfassung (Claude Haiku 4.5, eingebunden über Vapi).
Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Ob eine eigene Vertragsbeziehung besteht und in welcher Region verarbeitet wird, ist nicht bestätigt.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Gesprächsverlauf als Text
- die im Gespräch genannten Angaben der anrufenden Person
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Modell Claude Haiku 4.5. Ein früherer Einrichtungsleitfaden nannte ein anderes Modell; dieser Widerspruch ist damit zugunsten des Dashboard-Stands geklärt.
- Klären, ob die Einbindung über Vapi erfolgt und der Anbieter damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist.
- Verarbeitungsregion bestätigen.
Microsoft Azure (Sprachausgabe)
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenSprachsynthese: Umwandlung der Antworten des Assistenten in hörbare Sprache (Stimme „Amala", deutsch), eingebunden über Vapi.
Technisch über die Telefonieplattform eingebunden. Der vorgelesene Text kann Angaben der anrufenden Person enthalten; Region und Aufbewahrung sind nicht bestätigt.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- der vom Assistenten erzeugte Antworttext, der vorgelesen wird
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- Am 2026-08-03 im Vapi-Dashboard bestätigt: Stimme Azure „Amala". Ein früherer Einrichtungsleitfaden nannte einen anderen Anbieter; maßgeblich ist der Dashboard-Stand.
- Klären, ob die Einbindung über Vapi erfolgt und der Anbieter damit Unterauftragsverarbeiter von Vapi ist.
- Der vorgelesene Text kann die Angaben der anrufenden Person enthalten, etwa bei der Rückbestätigung von Name und Anschrift. Verarbeitungsregion und Aufbewahrung sind zu klären.
Make (Make.com)
Angehalten · produktiv nicht freigegebenAutomatisierung: Empfang des Anrufberichts von Vapi und Übertragung der Gesprächsdaten in die Supabase-Datenbank.
Das Szenario ist angehalten und wurde nicht verändert. In allen vier Schreibwegen fehlt bislang das Merkmal, das Daten einem bestimmten Betrieb zuordnet — ohne diese Umstellung ist der Ablauf nicht mandantensicher. Fehleralarmierung und Wiederholläufe sind ebenfalls noch mit künstlichen Daten nachzuweisen.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- vollständiger Anrufbericht von Vapi (end-of-call-report)
- Kontaktdaten: Name, Rufnummer, E-Mail, Anschrift
- Transkript, Zusammenfassung, Anrufart und Verweis auf eine Aufzeichnung
- Anliegen, Priorität, Status und Notizen
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- make-setup.md dokumentiert das Szenario: Vapi-Webhook (end-of-call-report) auf einen Custom Webhook, anschließend HTTP-POSTs auf die Supabase-REST-Endpunkte /customers, /calls und /requests.
- Region des Make-Kontos bestätigen (EU- oder US-Zone).
- Aufbewahrungsdauer der Make-Ausführungshistorie prüfen und begrenzen. Sie enthält die vollständigen Payloads einschließlich Transkript.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit Make abschließen und ablegen.
Supabase
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenDatenbank und Benutzerauthentifizierung für das Callwerk-Dashboard sowie Zielsystem der von Make übertragenen Gesprächsdaten.
Die Datenbank ist eingerichtet und wird vom Dashboard ausschließlich lesend genutzt. Die vorgesehene Trennung der Daten mehrerer Betriebe ist als Kandidat vorbereitet und nur in einem isolierten Testprojekt mit künstlichen Daten geprüft — sie ist NICHT produktiv aktiviert. Speicherregion und Auftragsverarbeitungsvertrag sind nicht bestätigt.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Zugangsdaten des Betriebs (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash)
- Kontaktdaten von Anrufenden (Name, Telefonnummer, E-Mail, Anschrift)
- Gesprächsinhalte (Transkript, Zusammenfassung)
- Anliegen, Terminwünsche und Dringlichkeitskennzeichen
- Verarbeitungsort
- Speicherregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- @supabase/ssr und @supabase/supabase-js werden im Anwendungscode verwendet. Make schreibt laut make-setup.md über die REST-Schnittstelle desselben Projekts.
- Region des Projekts bestätigen. Bei einer Region außerhalb der EU ist ein Transfermechanismus erforderlich.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen und ablegen.
Brevo
Technisch konfiguriert · produktiv nicht freigegebenEigener SMTP-Absender für die Authentifizierungs-E-Mails des Dashboards: Bestätigung der Registrierung, erneute Zusendung dieser Bestätigung und Passwortwiederherstellung.
Custom SMTP ist im Supabase-Produktivprojekt mit dem verifizierten Absender noreply@auth.callwerk.eu technisch konfiguriert; die Absenderdomain ist von Brevo als authentifiziert bestätigt. Der Ablauf ist nicht öffentlich oder produktiv freigegeben: Die Registrierung bleibt geschlossen, und eine echte Auth-E-Mail sowie der vollständige E2E-Test stehen noch aus.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Bei Auslösung einer Auth-E-Mail: E-Mail-Adresse des Betriebs als Empfängerin der Nachricht
- Inhalt der Bestätigungs- und Passwortnachrichten einschliesslich des einmalig gültigen Links
- Zustell- und Nutzungsdaten des Versands (Zeitpunkt, Zustellstatus, Rückläufer)
- Nicht vorgesehen: Gesprächsinhalte, Transkripte, Rufnummern oder Kontaktdaten anrufender Personen
- Verarbeitungsort
- Anbietersitz Frankreich. Hosting laut Anbieterangabe in der EU: OVH in Frankreich und Google Cloud Platform in Belgien.
- Nachweis
- Am 2026-08-08 im Brevo-Konto und in den Brevo-Vertragsbedingungen geprüft. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Anhang 3 der Nutzungsbedingungen und damit Vertragsbestandteil; Brevo tritt darin als Auftragsverarbeiter und Callwerk als Verantwortlicher auf. Anhang 2 derselben Bedingungen führt die Unterauftragsverarbeiter mit Sitz, Serverstandort und Transfergrundlage auf. Die Absenderdomain auth.callwerk.eu ist über einen Verifizierungseintrag, zwei DKIM-Einträge und einen DMARC-Eintrag mit p=none eingerichtet und wird von Brevo als authentifiziert geführt. Am 2026-08-09 wurden Custom SMTP und der verifizierte Absender im Supabase-Produktivprojekt bestätigt; ein SMTP-Geheimnis wurde dabei weder ausgelesen noch dokumentiert.
- Es besteht ein Drittlandbezug: Zu den Unterauftragsverarbeitern zählen die US-Unternehmen Cloudflare (Auslieferungsnetz und Schutzschicht), Zendesk (Support) und Omni (Auswertungen). Die Vertragsbedingungen nennen dafür das EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln, verbindliche interne Datenschutzvorschriften und ergänzende Massnahmen. Ein Einsatz ohne jeden Drittlandbezug wird hier ausdrücklich nicht behauptet.
- Klären, wie lange Brevo die Versandprotokolle mit Empfängeradresse und Betreff vorhält und ob sich diese Frist begrenzen lässt.
- Vor einer Freigabe eine echte Auth-E-Mail und den vollständigen E2E-Ablauf kontrolliert prüfen; bis dahin bleibt die Registrierung geschlossen.
Vercel
Im Einsatz für die AuslieferungHosting und Auslieferung der Website und des Dashboards. Dabei fallen technische Server-Logdaten an.
Website und Dashboard werden über Vercel ausgeliefert; der Dienst ist damit tatsächlich im Einsatz. Die Verarbeitungsregion und die Aufbewahrungsdauer der Server-Logdaten sind nicht bestätigt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist nicht nachgewiesen.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Server-Logdaten der Auslieferung (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Statuscode, User-Agent)
- Inhalte der ausgelieferten Seiten, einschliesslich der im angemeldeten Dashboard dargestellten Daten
- Verarbeitungsort
- Verarbeitungsregion: nicht bestätigt
- Nachweis
- Die Domain callwerk.eu wird nachweislich über Vercel ausgeliefert; die Antwortkopfzeilen weisen Vercel als Server aus.
- Verarbeitungsregion der Auslieferung und der Server-Logdaten beim Anbieter bestätigen.
- Aufbewahrungsdauer der Server-Logdaten klären und, soweit möglich, begrenzen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag abschliessen und dokumentieren.
Selbst betriebene Hosting-Umgebung (geplant, derzeit nicht im Einsatz)
Nicht umgesetztVorgesehene spätere Auslieferung über einen Caddy-Reverse-Proxy vor der Node.js-Anwendung. Derzeit läuft die Auslieferung über Vercel.
Nur im Repository vorbereitet. Eine Pilot- oder Produktivumgebung wurde nicht eingerichtet und nicht geprüft.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Bei Aktivierung: Server-Logdaten des Reverse-Proxys (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Statuscode, User-Agent)
- Verarbeitungsort
- Standort und Betreiber: nicht festgelegt
- Nachweis
- deploy/Caddyfile mit vorgesehener Zugriffsprotokollierung sowie compose.yaml und Dockerfile im Repository; eine Pilot- oder Produktivumgebung wurde nicht geprüft.
- Physischen Serverstandort und, falls zutreffend, den Rechenzentrumsbetreiber benennen.
- Aufbewahrungsdauer der Caddy-Zugriffsprotokolle festlegen und technisch begrenzen.
Google (Gmail)
Nicht umgesetztVersand der Gesprächszusammenfassung per E-Mail an den Betrieb, ausgelöst aus dem Make-Szenario.
Nicht umgesetzt. Es besteht keine Anbindung und es wird keine E-Mail verschickt. Empfängeradressen lassen sich im Dashboard hinterlegen, werden aber nicht verwendet.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Noch keine. Der Versand ist geplant, aber nicht umgesetzt.
- Vorgesehen: Zusammenfassung mit Name, Rufnummer, Anschrift und Anliegen.
- Verarbeitungsort
- nicht zutreffend, solange die Funktion nicht aktiv ist
- Nachweis
- Im Projekt-README als offener Punkt geführt („E-Mail — Gmail (in Make) — noch offen"); Schritt 6 in make-setup.md ist unerledigt.
- Vor Aktivierung klären, ob ein unverschlüsselter E-Mail-Versand von Anrufdaten angemessen ist oder ob eine reine Benachrichtigung ohne Inhalt genügt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen.
Stripe
DeaktiviertZahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife.
Abgeschaltet. Ohne konfigurierten Schlüssel nicht ausführbar; Checkout und Kundenportal antworten mit einer Sperre. Es werden keine Daten an Stripe übermittelt.
Datenkategorien, Verarbeitungsort und Nachweis
- Datenkategorien
- Noch keine. Es werden derzeit keine Daten an Stripe übermittelt.
- Verarbeitungsort
- nicht zutreffend, solange die Funktion deaktiviert ist
- Nachweis
- Der Checkout-Code ist vorhanden, aber ohne konfigurierten Schlüssel nicht ausführbar. Zusätzlich ist die nutzungsbasierte Abrechnung im Code fest deaktiviert.
- Vor Aktivierung: Auftragsverarbeitung bzw. eigene Verantwortlichkeit von Stripe rechtlich einordnen und die Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen.
Was bewusst nicht eingesetzt wird
- Webanalyse oder Reichweitenmessung
- Marketing- oder Tracking-Pixel
- Externe Schriftarten oder CDN-Ressourcen
- Eingebettete Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte
- Werbenetzwerke
Im geprüften lokalen Code setzen öffentliche Seiten kein Cookie. Nach einer Anmeldung wird eine technisch notwendige Auth-Sitzung verwendet, die Supabase gegebenenfalls auf mehrere Cookie-Fragmente verteilt:
sb-<projekt-id>-auth-token (gegebenenfalls auf Cookie-Fragmente verteilt)— Hält die Anmeldung am Callwerk-Dashboard über mehrere Seitenaufrufe hinweg aufrecht. Laufzeit: Dauer der Sitzung beziehungsweise bis zum Ablauf/Refresh des Tokens oder bis zur Abmeldung; konkrete Supabase-Tokenkonfiguration vor dem Pilotbetrieb dokumentieren.
Codeprüfung vom 2026-08-04: kein Analytics, kein Marketing-Tracking und keine externen Website-Ressourcen. Deshalb ist für den aktuellen Implementierungsstand kein Consent-Banner vorgesehen. Diese Aussage gilt für den geprüften lokalen Commit und ersetzt keine Laufzeitprüfung einer späteren Hosting-Umgebung.
Technischer Stand im Repository
Die folgenden Punkte beschreiben Code, Konfiguration oder den lokal geprüften Sicherheitskandidaten. Sie belegen keine unverändert übernommene Pilot- oder Produktivumgebung.
Verschlüsselte Übertragung
Die vorgesehene Auslieferung verwendet einen Caddy-Reverse-Proxy für HTTPS. Die tatsächliche Pilotkonfiguration muss vor Freigabe geprüft werden.
Geschützte Sitzungen
Das Anmelde-Cookie ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt und auf gleiche Herkunft beschränkt. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert.
Lokal geprüfte Mandantentrennung
Der gehärtete Aktivierungskandidat wurde mit künstlichen Daten in einem Testprojekt geprüft: Browser-Rollen erhalten nur mandanteneigene Zugriffe. Die Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung ist separat nachzuweisen.
Ausschließlich lesende Anwendung
Das Dashboard besitzt keine Schreib-, Änderungs- oder Löschfunktion auf Anruf-, Kunden-, Anfrage- und Termindaten. Ein kompromittiertes Konto könnte diese Daten nicht verändern.
Protokollierung ohne personenbezogene Inhalte
Die geprüften expliziten Logausgaben enthalten technische Fehlercodes, Statuswerte, Laufzeiten und Ergebniskennzeichen. Eine absolute Aussage für Laufzeitumgebung und unerwartete Fehlerpfade wird nicht getroffen.
Sicherheits-Header
Die Anwendung setzt eine Content-Security-Policy sowie Header gegen Einbettung in fremde Seiten, gegen Inhaltstyp-Verwechslung und zur Begrenzung übermittelter Referrer-Informationen. Kamera, Mikrofon und Standort sind für die Website gesperrt.
Keine Drittanbieter-Ressourcen
Die Seiten laden keine externen Skripte, Schriftarten, Karten oder Einbettungen. Es besteht keine Verbindung zu Werbe- oder Analysenetzwerken.
Getrennte Zugangsdaten
Zugangsdaten werden über Umgebungsvariablen erwartet und Env-Dateien sind von der Versionsverwaltung ausgeschlossen. Ob die spätere Pilotumgebung ausschließlich erforderliche Schlüssel enthält, muss bei ihrer Einrichtung geprüft werden.
Eingeschränkte Ausführung
Die Anwendung läuft in einem Container als unprivilegierter Benutzer. Eine lokale Datenbank ist bewusst nicht Teil der Auslieferung.
Bekannte Lücken
Diese Punkte sind offen. Sie werden hier genannt, damit sie in eine Prüfung einbezogen werden können.
KI-Hinweis nicht juristisch geprüft
Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einer KI-Assistentin sprechen und dass ihre Angaben automatisch verarbeitet und transkribiert werden. Der Wortlaut ist betriebsspezifisch und juristisch nicht geprüft; ob er im Einzelfall ausreicht, ist damit nicht festgestellt.
Transkripte in Anbieter-Protokollen
Die Anruf-Logs der Telefonieplattform und die Ausführungshistorie des Automatisierungsdienstes enthalten den vollständigen Gesprächsverlauf. Für beide ist noch keine Aufbewahrungsdauer festgelegt oder begrenzt.
Aktivierung der Löschfristen nicht nachgewiesen
Der lokale Sicherheitsblock enthält getestete Mechanismen. Da keine Pilot- oder Produktivumgebung geöffnet wurde, ist nicht nachgewiesen, dass die Entwurfsfristen dort aktiv sind oder überwacht werden.
Aufbewahrungsdauer beim Telefonieanbieter unbekannt
Transkription und Protokollierung sind bei der Telefonieplattform aktiviert; eine Option zur vollständigen Nichtspeicherung ist nicht aktiviert. Wie lange Transkripte, Anruf-Logs, strukturierte Ergebnisse und Metadaten dort vorgehalten werden, ist nicht bestätigt und schriftlich angefragt.
Frühere Audioaufnahmen möglicherweise noch vorhanden
Die Audioaufzeichnung wurde deaktiviert; die Änderung ist veröffentlicht. Das wirkt jedoch nur für neue Anrufe. Vor der Umstellung entstandene Aufnahmen wurden nicht automatisch gelöscht und könnten beim Anbieter weiterhin vorhanden sein. Auch ist nicht bestätigt, welche Daten ein Löschaufruf über die Schnittstelle des Anbieters tatsächlich entfernt.
Auftragsverarbeitungsverträge nicht nachgewiesen
Für die eingesetzten Dienstleister sind noch keine abgeschlossenen Verträge nach Art. 28 DSGVO dokumentiert.
Keine unabhängige Prüfung
Es liegen keine Zertifizierungen, Testate oder externen Sicherheitsprüfungen vor. Die Darstellung auf dieser Seite ist eine Selbstauskunft.
Der vorbereitete Wortlaut steht als KI- und Transkriptionshinweis zur fachlichen Prüfung bereit.
Vorgesehene Aufbewahrung
| Datenkategorie | Frist | Begründung |
|---|---|---|
| Audioaufnahmen neuer Gespräche | entfällt — die Aufzeichnung ist deaktiviert | Aufnahmen sind der eingriffsintensivste Datenbestand. Die Aufzeichnung ist bei der Telefonieplattform abgeschaltet und die Änderung veröffentlicht; neue Anrufe werden nicht als Audio gespeichert. Eine erneute Aktivierung setzt eine dokumentierte rechtliche Prüfung voraus. |
| Audioaufnahmen aus der Zeit vor der Umstellung | unbekannt — Löschung beim Anbieter nicht bestätigt | Das Abschalten belegt keine rückwirkende Löschung. Der Umfang einer vollständigen Löschung einschließlich Backups ist bei Vapi schriftlich angefragt. |
| Transkripte, Anruf-Logs, strukturierte Ergebnisse und Metadaten beim Telefonieanbieter | unbekannt — beim Anbieter angefragt | Transkription und Protokollierung sind aktiviert, eine Option zur vollständigen Nichtspeicherung ist nicht aktiviert. Die Aufbewahrungsdauer beim Anbieter ist nicht bestätigt und darf nicht geschätzt werden. |
| Wortgenaue Gesprächstranskripte | 30 Tage (Entwurf) | Das Transkript wird nur benötigt, bis der Betrieb das Anliegen bearbeitet und die Zusammenfassung geprüft hat. Danach genügt die Zusammenfassung. |
| Gesprächszusammenfassungen | 12 Monate (Entwurf) | Ermöglicht dem Betrieb, auf frühere Anliegen desselben Anrufenden zurückzugreifen, ohne den vollständigen Gesprächsverlauf vorzuhalten. |
| Kontaktdaten von Anrufenden | 12 Monate nach dem letzten Kontakt (Entwurf) | Bindung an den letzten Kontakt statt an das Anlagedatum, damit laufende Kundenbeziehungen nicht unterbrochen werden. |
| Anliegen, Terminwünsche und Statusangaben | 12 Monate (Entwurf) | Gleichlauf mit den zugehörigen Kontaktdaten. |
| Server-Zugriffsprotokolle des Reverse-Proxys | 7 Tage (Entwurf) | Kurze Frist zur Störungsanalyse und Abwehr von Angriffen. Caddy schreibt auf die Standardausgabe; Aufbewahrung und Rotation hängen von der späteren Betriebsumgebung ab und sind noch festzulegen. |
| Anwendungsprotokolle (Fehler- und Ablaufmeldungen) | 7 Tage (Entwurf) | Die geprüften expliziten Logausgaben verwenden technische Fehlercodes, Statuswerte, Laufzeiten und Ergebniskennzeichen. Die Laufzeitumgebung und Fehlerweiterleitung sind vor dem Pilotbetrieb zusätzlich zu prüfen. |
| Zugangsdaten des Betriebs | für die Dauer des Vertragsverhältnisses | Erforderlich, solange der Zugang zum Dashboard besteht. |
| Abrechnungs- und Nutzungsdaten | handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (juristisch zu bestätigen) | Für Rechnungsbelege gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die einem Löschverlangen vorgehen. Die konkrete Frist ist steuerrechtlich zu bestätigen. |
Offener Punkt: Für die Entwurfsfristen ist keine Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung nachgewiesen. Die Vapi-Fristen und die vollständige Löschwirkung sind weiterhin unbekannt.
Punkte vor einem Pilotbetrieb
- Noch zu bestätigen: Benennungspflicht einer oder eines Datenschutzbeauftragten prüfen.
- Rollenverteilung, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und AGB/AVV sind Entwürfe und fachlich zu prüfen.
- Der KI- und Transkriptionshinweis ist im Gesprächseinstieg umgesetzt, aber rechtlich nicht freigegeben und betriebsspezifisch zu prüfen.
- Vapis Antwort zu Speicherfristen, vollständiger Löschung, Backups, Trainingsnutzung, Verarbeitungsregionen, DPA/AVV, SCC und Subprozessoren steht aus.
- Die Regionen und Vertragsgrundlagen von Supabase und Make sowie die genaue Einordnung der über Vapi eingebundenen Anbieter Deepgram, Anthropic und Microsoft Azure sind zu belegen.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen im eigenen Datenbestand sind Entwürfe; ihre Aktivierung in einer späteren Pilotumgebung ist gesondert nachzuweisen.
- Aufbewahrung und Inhalt der Vapi-Logs sowie der Make-Ausführungshistorie sind zu prüfen und zu minimieren.
- Ein belastbares Verfahren für Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfälle und unbeabsichtigt übermittelte sensible Angaben fehlt noch.
Der Entwurf des Auftragsverarbeitungsvertrags steht unter /avv bereit, die vollständige Verarbeitungsbeschreibung unter /datenschutz.
